13 errores fatales que se comenten en la administración de una empresa (si estas cometiendo el 6to vas a una quiebra inminente)

En la administración de una empresa o un negocio pueden existir infinidad de textos, incluso millones de bachilleres entran a estudiar en prestigiosas instituciones educativas durante 5 o más años esta “ciencia”, pero la terrible verdad es que no hay una fórmula mágica para administrar y tener el control de una empresa.

 No te podemos decir cómo hacer las cosas (seria pretencioso de nuestra parte decirte que tenemos la formula para el éxito), pero, lo que sí podemos decir, son los errores que hemos visto que comenten empresario y el por qué nos llaman todos los días para solucionarles problemas y cómo de forma repetitiva, incluso sin ser conscientes que ellos se están llevando al abismo, lo siguen haciendo y lo peor de todo, sin darse cuenta.

 Realmente muchas cosas no se hacen con intención, es simplemente desconocimiento.

Pero la experiencia nos enseña a capitalizar errores nuestros y los de miles de empresarios como tu, a los que les hemos prestado nuestros servicios.

Por este motivo podemos entregarte una lista de Tips que puedes aplicar para no cometer estos errores, y son procedimientos que hemos aplicado en empresas y que han funcionado a la perfección.

Por eso es importante que hayas dado este paso y te tomes el tiempo de leer, para que puedas ser conciente que si sigues en el error, va a ser tu decisión en la administración de una empresa.

1. Acaparar todas las actividades de la empresa

En la administración de una empresa la capacidad de delegar lo consideramos como el arte más injusto que existe.

Es un arte porque si lo logras hacerlo bien, todos se darán cuenta de tus resultados como un gran Rockstar, pero si no obtienes resultados, se vendrán las autocríticas destructivas y tenderás a volver al error de hacerlo tú mismo.

En la administración de una empresa debes tener en cuenta que cuando delegas, solo delegas tareas más NO responsabilidades, por lo que debes tener claro que TODO LO QUE PASE EN LA EMPRESA ES TU RESPONSABILIDAD. No puedes culpar a la secretaria, al vendedor, a tu socio. Si estas como líder es tu responsabilidad, tanto lo bueno como lo malo.

Pero lo cierto es qué si logras delegar adecuadamente, puedes dedicarte a las DOS cosas que debes hacer como gerente que son:

• Conseguir nuevos negocios

• Capacitar a tu gente

 En la administración de una empresa si no estas consiguiendo nuevos negocios, no tendrás dinero en un futuro y si no capacitas a tu gente, nunca podrás delegar tus tareas.

2. Desconoces la estructura de tu empresa o la tienes porque «toca» tenerla

 En la administración de una empresa la estructura u organigrama es tan vital e importante que no debes escatimar en gastar tiempo para diseñarla adecuadamente y es según los objetivos estratégicos de tu empresa.

La estructura de tu organización está basada en tus objetivos corporativos y no en lo que es común tener.

EJ: Debes tener un gerente, una secretaria, un contador, un vendedor y sobre eso comienzas a colocarle nombre a cada cargo. Debes tener en cuenta lo que realmente tu empresa necesita, el resto sobra. Entre menos, más.

Ve al corazón de las cosas y si tu vendes zapatos y tu objetivo es venderlos por Internet y ser la pagina web No1 en 5 años, ¿qué personal necesitas para esos objetivos?

Ya no es un tema de secretaria, si no de cumplir tus objetivos.

Para ser la página número uno debes conseguir un especialista en posicionamiento web, seguro un ingeniero de sistema, un fotógrafo, un buen zapatero, entre otros.

La administración de una empresa es como un carro. ¿Que necesitas para que un carro ande? Motor, llantas, gasolina, etc…

La estructura de tu empresa no necesariamente tiene que ser un típico organigrama, con nombre de cargo y ya…

Cada persona que trabaja para ti debe estar para cumplir en alguna medida los objetivos de tu organización y te llevarás sorpresas cuando diseñes tu organigrama así; seguramente te darás cuenta que has contratado gente que no necesitas

En la administración de una empresa muchas veces es más importante un estratega o un buen consultor, que una excelente secretaria; puede llegar a costar lo mismo, incluso la secretaria llega a ser más costosa contado con los posibles errores que pueda cometer.

Igual recuerda que los errores de tu secretaría son responsabilidad tuya.

3. Desconocer el poder de las políticas y documentación de procedimientos

 Sin animo de llegar a tocar temas sensibles ¿sabes cuáles son las principales herramientas, que usan las religiones para poner de acuerdo a millones de personas en todo el mundo?

En la administración de una empresa para tener un buen adoctrinamiento del personal en tu organización es necesario trazar literatura de lo que se puede hacer, de lo que no se puede hacer y sobre todo, el CÓMO SE DEBE HACER, siendo esto lo mas importante.

Volviendo al ejemplo de las religiones, cada una tiene sus propias políticas y formas de hacer las cosas las cuales están redactadas en libros que determinan un comportamiento (Biblia, Torá, etc).

Para no ir tan lejos, la legislación de los países hace lo mismo, determina que puedes y que no puedes hacer.

Si esta técnica domina las masas en el mundo ¿no crees que funcionaría para ti y para tu empresa?… Comienza ahora mismo a documentar qué se puede hacer, qué no se puede hacer y cómo se debe hacer.

Además, documentando tus políticas y procedimientos, te facilitará delegar tu trabajo porque le estas diciendo a tu equipo cómo quieres tu las cosas, con esto tienes una base para definir si realmente te están entregado lo que tu quieres, no lo que a ellos les parece.

4. Tener políticas y procedimientos por cumplimiento y sin ningún propósito

En la administración de una empresa seguro has tenido que hacer políticas y procedimientos para aplicar a una certificación de calidad de ISO y esas políticas solo se desempolvan cuando tienes que renovar tus certificados o es la persona de calidad la que anda detrás de todo el mundo para que se cumplan.

Adicional cuando alguna de estas políticas hay que aplicarlas, tu mismo las salta o desautorizas con tu comportamiento. ¿Te ha pasado?

Claro eres el Jefe, nadie te puede decir nada, pero tu personal hace lo que tú haces.

Trayendo a colación el punto anterior,  en la administración de una empresa, si tu redactaras estas políticas y procedimientos para delegar, transformas tu negocio a uno escalable donde puedes duplicar tus tareas en la cantidad de gente a la que se las enseñes.

Usar la políticas y procedimientos como herramienta de capacitación, que se conviertan en un manual (el manual de tu empresa, de como se opera y cómo funciona) es algo realmente poderoso.

En la administración de una empresa debes redactar estos manuales para cumplir los objetivos de la compañía y no solo para una certificación ISO.

Si tu redactas esas políticas con el fin de cumplir tus objetivos créeme que lograras llegar más lejos , pero si tu no cumples con las políticas, no cumples tus sueños, objetivos y mucho menos tus metas.

No lo hagas por los demás, hazlo por ti.

5. Comerse los dulces antes del recreo

Este es uno de los errores más fatales en cuanto a la continuidad sobre el negocio se trata. En este modelo económico que nos encontramos, el capital es el que manda y retirar dinero de la empresa sin un presupuesto, ni propósito que vaya en contravía de lo planteado, sabiendo que no va a generar retribución alguna, debes ir pensando en cerrar tu negocio porque en algún momento te quedaras sin gasolina. Tu empresa es un sistema como lo es un vehículo, pero el dinero en efectivo es la gasolina para que funcione. Sin gasolina se apagará tu empresa.

En la administración de una empresa debes ten un plan, un presupuesto y sobre todo, pase lo que pase, ejecútalo tal cual. Sobre esto haz monitoreos mínimo de forma mensual para poder tomar decisiones oportunas.

6. La plata de la empresa es la caja menor de los dueños

Si el punto anterior es fatal, es realmente es mortal al momento de administrar una empresa.

Si llega un recibo publico personal, una tarjeta de créd

ito personal, la cuenta de celular personal, pagos de tu familia, colegios, entre otros, no deberías mezclarlo con el dinero de la empresa por las siguientes razones:

1. Tú pierdes en control de tus gastos y comienzas a gastar de más.
2. Los gastos personales no son deducibles de tu impuesto de renta de la empresa
3. Tienes que gastar recursos administrativos de tu empresa en conciliar esos pagos que seguramente quedarás debiendo dinero.
4. Malestar con tus socios
5. Le quitas capital a tu negocio pudiendo remitir esos recursos a inventario o maquinaria, publicidad o cosas que realmente logren pagar tus gastos personales.

En la administración de una empresa lo primero en esta situación es que entiendas que el dinero es de la empresa y el dinero de la empresa es sagrado. Que tú seas el dueño, no significa que sea tu dinero, es de la compañía.

Lo que puedes hacer es asignarte un valor mensual, como contratista o trabajador, que cubra tus necesidades y un plan de bonificaciones que dependa de los resultados, pero si es tu caja menor, no tiene futuro como empresa.

7. No tener un plan estratégico corporativo

Cómo bien has escuchado cuando no sabes para donde ir, cualquier camino es el correcto y te llevará a cualquier sitio que seguramente no es el que desees.

 En la administración de una empresa te has preguntado ¿qué quieres como organización?, ¿quiéres salvar al mundo?, ¿ser el primero en? ¿ganar xxx dinero? ¿Facturar xxx cifra?, ¿ser el más reconocido en el mercado?, ¿ganar el cliente xxxx? ¿tener oficinas en xxx?, ¿presencia en xxx?.

 Con un objetivo claro, ya tienes los argumentos necesarios para montar tu estrategia y tomarás todas las decisiones necesarias para llegar a ese objetivo.

La administración de una empresa es como un gigante ajedrez (el objetivo es derrocar al rey) y sobre ese objetivo mueves tus mejores fichas para lograrlo, pero si no supieras que debes derrocar al rey seguro moverías las fichas de cualquier manera.

¿Estas moviendo tus fichas de cualquier manera, o las estas colocando estratégicamente para derrocar el rey?

8. La capacitación es para los trabajadores, yo estoy perfecto como estoy

En la administración de una empresa tú debes ser la personas más capacitada en la empresa, la que sabe como se hace todo y debes tener la capacidad de remplazar cualquier cargo si es necesario en el momento que falte algún engranaje en tu empresa. Y eso te hace valioso, pero no caigas en el pensamiento que solo tú lo haces bien.

Una de nuestras labores es aprender, capacitar y conseguir nuevos negocios y para eso debes tener tu mente despejada, siempre lista para tomar decisiones, siempre lista con conocimiento nuevo para aplicar nuevas y novedosas metodologías. Y eso solo se consigue invirtiendo en ti, en un coach, un mentor y un entrenador. Consíguelos lo antes posible.

9. No tener tecnología

¿Cómo atiendes a tus clientes? Al celular o tienes un CRM que envía correos automáticos por ti. ¿Cómo tus clientes revisan el estado de su pedido, en una web tuya? ¿Tus actividades diarias alimentan automáticamente la contabilidad y tienes informes al día? O ¿esperas a que un contador externo o interno te paso info? ¿crees que esto es solo para multinacionales o empresas robustas?

Mentiras, no te creas eso, hay muchas soluciones que te permiten tener muy buena tecnología y muy económicas con las que puedes automatizar procesos.

Una empresa moderna no necesita auxiliar contable, por ejemplo.

Te podemos presentar muchas soluciones….escríbenos y te las presentamos según las necesidades de tu negocio.

10. Ver al cliente como dinero (no conocer a tu cliente)

La base principal de una relación es la confianza. Si tu cliente ha perdido la confianza en ti, debes comenzar a recuperarla por medio de un excelente servicio y dirigiendo la comunicación a resarcir errores.

En la administración de una empresa es de adultos pedir disculpas y aceptar errores, pero cuidar los clientes es labor de toda la empresa, por lo que debes capacitar a tu personal para que sobre todo, ofrezca el mejor de los servicios.

Solo debes dejar ir un cliente cuando no te es rentable o por estrategia corporativa.

Cuando una persona confía en tu marca, en tu producto o en tu empresa, ahí es cuando comienzas a genera verdaderos recursos.

Esto será una bola de nieve porque entre más gente confía en ti, habrá más gente nueva que confiará y más rápido, solo por ver que otros ya confían en tu compañía.

11. Pensar que la marca es un logo

 Si tú estás hasta ahora arrancando con tu idea de negocio, te súper recomendamos que contrates una agencia que haga la identidad de tu marca.

 Te recomendamos esta. Lelé Digital

 En la administración de una empresa cuando se habla de marca (branding) generalmente pensamos en registros o en coca cola, pero la verdad es que las marcas por si sola no tiene poder, el poder se lo da lo que comunica, lo que significa, lo que expresa y lo que es.

Una marca es como una persona que tiene carácter, una identidad y un significado, incluso desde el mismo nombre, puedes sacarlo de lo que realmente quieras comunicar.

Las formas que usas en un logo, deben tener un por qué y deben estar alineadas con tus clientes.

Por ejemplo Simon Sinek, es su charta en TED explica como un propósito cambia completamente la comunicación de una marca Cómo los grandes líderes inspiran la acción

12. Contratar rápido despedir lento

Si alguien te dice que te botes de un avión si paracaídas ¿te botarías?

Seguramente no!. Y es porque tu vida depende de eso.

Y si yo te digo que la vida de tu empresa depende de tu equipo de trabajo, ¿serias ligero en elegirlo?

Pues déjame decirte que de errores cometidos por colaboradores, miles de empresas se han ido a la quiebra, por multas y descuidos, todos los días las empresas pierden millones y millones de pesos por tener el personal equivocado.

La selección de personal debe ser constante, deber ser todos los días, tu debes ir mirando de la gente que vas conociendo, quien puede servir para cierto cargo.

Pero no al primero que medio cumplió el perfil contratarlo, además que las personas que están contigo deben compartir tu visión, tu propósito de vida.

13. Dormirse en los laureles

En la administración de una empresa Cuando hay proyecto o ventas, o tenemos una venta grande o un proyecto grande, nos tranquilizamos…uff tenemos trabajo, nos confiamos y dejamos de conseguir nuevos ingresos.

Te conformas con lo que tienes sin pensar que eso se agota, el proyectos se acaba y la empresa debe continuar.

De ahí a que tú como gerente debes tener únicamente dos funciones, capacitar a tu personal y conseguir nuevos negocios.

En caso que puedas necesitas ayuda en cualquiera de estos temas por favor hagamos algo antes que sea tarde. Puedes agendar una sesión completamente gratis en el siguiente link y un profesional te soportará para entregarte un diagnóstico con una solución a la medida.

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Un inversionista necesita contar con aliados confiables para saber el estado en el que se encuentran sus inversiones. Esto se traduce en que, con los aliados correctos, los inversionistas podrán estar seguros del cauce que toma el capital en las diferentes empresas.

Entendemos la auditoría como una suerte de “examen” que se realiza a las empresas a través del análisis de los diferentes estados de cuenta. Además, las auditorías indicarán si se siguen las normas vigentes y el estado general de la empresa.

Una correcta auditoría podrá indicar si existen vicios que pudiesen aquejar a la empresa, como por ejemplo falta de liquidez, déficits y similares. En Borner nos aseguramos, a través de las auditorías, que los inversores mantengan un excelente control contable sobre sus inversiones. Aquí le damos cinco motivos para confiar en Borner.

Genera confianza en los usuarios de la información

Toda la información que se produce a través del análisis de los estados de cuenta de la empresa es presentada de manera confiable y certera. Los informes cuentan con la certificación del auditor, quien garantiza que todo lo que se ha presentado es lo que está pasando en la organización o empresa. Además, la información estará presentada de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Garantiza que la información de los estados financieros sea razonable.

Cada organización o empresa tiene sus propias normativas. Sin embargo, estas deben enmarcarse dentro de la normativa legal vigente en Colombia. Por ello, la auditoría realizada a través de Borner certifica que todos los datos que se presenten de los estados financieros de la empresa se han registrado de acuerdo con la normativa de la organización y la ley.

Aumenta la confianza en el desempeño de la empresa.

Una vez que una organización ha decidido optar por los servicios de una auditoría externa, generará un efecto inmediato de mayor seguridad en accionistas e inversionistas.

La fórmula es simple: se tiene una mayor seguridad cuando un tercero ajeno a los intereses de la organización es el que ejecuta las labores de revisión de la información que se genera a nivel contable. Ciertamente, la auditoría externa de Borner actúa con independencia y objetividad, y se puede contar con que la información emitida en los informes es totalmente fidedigna.

Otro factor a tomar en consideración es que la empresa se protege del ocultamiento de información que pudiera representar algún tipo de riesgo para la inversión y para los accionistas.

Ayuda en la toma de decisiones.

La auditoría externa presenta sus informes, basados en el exhaustivo escrutinio de las cuentas de la empresa. De estos informes, tanto la dirección de la organización, como las diferentes gerencias, pueden servirse para realizar las diferentes evaluaciones de cada proceso de la empresa. Es decir, la auditoría es una herramienta que puede aprovecharse para la toma de decisiones que pueden ir más allá de los aspectos meramente financieros. Por ejemplo, evaluando los informes que arroja la auditoría se pueden tomar decisiones operativas, administrativas e incluso tributarias.

Identifica los riesgos de la organización en el momento preciso.

Uno de los aspectos que arroja una buena auditoría es la identificación de los riesgos que puedan afectar al correcto desarrollo de la empresa. Cuando los estados financieros de una empresa u organización son auditados, se pueden identificar claramente los riesgos que tarde o temprano afectarán a su desempeño. De esta manera, a través de los resultados de la auditoría se pueden tomar acciones que prevendrán no sólo riesgos en la operación, sino aquellos que puedan afectar la liquidez de la empresa e incluso su permanencia.

¿Qué es una auditoría?

Todas las empresas, sea cual sea su funcionamiento, tienen un desarrollo contable que se puede medir en cifras. La auditoría es precisamente el proceso a través del cual toda la información contable de la empresa se traduce en informes sobre el estado general en el que se encuentra dicha empresa.

Asimismo, la auditoría pondrá a prueba el estado en que se encuentran las cuentas de la empresa, de qué manera está cumpliendo con las obligaciones de ley e incluso puede servir para evaluar hasta qué punto está desarrollando de forma cabal todo su potencial como empresa. Por supuesto, la auditoría sirve para identificar los peligros que pudiesen afectar al funcionamiento de la empresa en diferentes aspectos de su diario quehacer. Todo está en saber usar la información recibida a través de la auditoría para un mayor beneficio de la compañía.

¿Por qué Borner?

Como consultores de negocios, Borner tiene cuarenta años en el mercado. Actualmente contamos con cuatro líneas de negocios: Impuestos, Asesoría y aseguramiento, Avalúos, negocios y transacciones y Leyes.

En Colombia, son más de 500 las empresas de todo nivel que han confiado en Borner para acompañar en el crecimiento haciendo auditoría a sus inverisones.

Cada vez son más las empresas que confían en una consultoría contable para que los procesos y operaciones mercantiles se realicen a la perfección. En este caso, en Borner nos encargamos de ofrecer un servicio integrado a las empresas, personalizado según las necesidades de cada uno de nuestros clientes.

¿Por qué una consultoría contable?

Para que una empresa funcione bien, es necesario que cuente con una asesoría contable y financiera que se encargue del registro, clasificación y resumen de todas las operaciones que realiza. Esto tiene el objetivo de saber a la perfección el estado del capital de la empresa.

Conocer esta información con total precisión es fundamental no sólo para que las operaciones de la empresa se lleven con la mayor claridad, sino también para evaluar su desarrollo y crecimiento.

¿Qué hace una consultoría contable?

La consultoría contable será la encargada de recaudar toda la información que genera la empresa a través de la elaboración de informes financieros.

Estos informes deben ser realizados por expertos en el área contable. Esto se debe a que no sólo para saber que una empresa está yendo por un buen camino en el aspecto financiero, sino que es un requisito de ley.

¿Por qué Borner?

Como consultores de negocios, Borner tiene cuarenta años en el mercado. Actualmente contamos con cuatro líneas de negocios: Impuestos, Asesoría y aseguramiento, Avalúos, negocios y transacciones y Leyes.

En Colombia, son más de 500 las empresas de todo nivel que han confiado en Borner para acompañar en el crecimiento a través de las consultorías contables.

Borner hace la diferencia

A través de la consultoría contable ofrecida por Borner, se inicia un proceso que garantiza la mayor claridad en las operaciones de la empresa.

En principio, una consultoría contable debe ofrecer un registro de toda la información de los procesos de la empresa. Pero eso es sólo una parte de lo que se ofrece en Borner.

El servicio es completo: primero se revisan todos los procesos de la empresa. Esta mirada profesional incluso puede aportar consejos que ayudarán a mejorar algunos procedimientos para que el rendimiento sea mucho mejor.

Otro aspecto que podría generar un dolor de cabeza para los gerentes de una empresa es la capacitación del personal. En Borner nos encargamos de darle al personal de la empresa la debida información y capacitación para que se capaciten e involucren en los procesos necesarios.

El software

La importancia del software que usa una empresa es algo que ya no es objeto de discusión. Usar la tecnología para mejorar los procesos de una empresa y mejorar exponencialmente es una de las ventajas que se pueden aprovechar en todos los ámbitos, sobre todo en el área contable.

No hay excusas para no usar el software a la medida de cada empresa: en Borner parametrizamos el software de acuerdo a las necesidades que tiene cada negocio en particular. No hay de qué preocuparse, también el personal que lo manejará será debidamente instruido en su uso.

Que los impuestos no sean un dolor de cabeza

El sistema impositivo es una de las áreas más delicadas de una compañía. Con una adecuada asesoría en el área de los impuestos, una empresa puede ahorrar dinero de varias maneras.

En Borner no sólo somos expertos en el conocimiento de las obligaciones legales de la empresa, sino que también nos encargamos de realizar los cierres contables de acuerdo a la normativa legal vigente. También nos encargamos de emitir los estados financieros de la empresa.

La mejor decisión

En suma, una consultoría contable que se ajuste a las necesidades de tu empresa será posible la toma de decisiones acertadas para el crecimiento de la empresa, saber el mejor momento que los accionistas realicen inversiones, o sobre cuál es el mejor momento para vender las acciones.

Una empresa que no tenga una consultoría contable adecuada está prácticamente condenada al fracaso. Es así: Toda empresa cuenta con una cierta cantidad de recursos. Pero para que las cosas crezcan, tal como es el objeto de todo negocio, es necesario que estos recursos sean administrados eficientemente.

Una consultoría contable precisamente está para eso: Para optimizar a través de los expertos consejos profesionales, los recursos existentes. Además, alertar sobre las utilidades que pueda dejar el negocio.

El tamaño de la empresa no es el problema. Es más, cualquiera sea su tamaño, grande, mediana o pequeña, en Borner siempre habrá una solución en asesoría contable que se ajuste a las necesidades de tu negocio.

Cuando se habla de gerenciar una empresa, hay que saber que un buen gerente es el que será capaz de movilizar y controlar toda la maquinaria de la empresa. Es decir, un gerente, con los adecuados niveles de excelencia, será capaz de conocer a la perfección todos los detalles que permiten el funcionamiento de la firma.

De esta manera, también la gerencia debe conocer los aspectos contables, legales y administrativos de la compañía y velar por su adecuado cumplimiento. Por eso, un gerente sin los conocimientos indicados, puede causar que se vean afectados los negocios y operaciones de la empresa.

Controlar la información

Hay algunas estrategias que, como gerente, puedes aplicar en tu empresa para evitar que la información se “escape”: lo que queremos es que llegue completa al área contable. Aquí te explicamos cuatro de ellas.

1. Usa un aplicativo administrativo

Es posible diseñar un aplicativo administrativo que permita que los empleados participen activamente en los procesos de la empresa. Por ejemplo, desde el área de facturación, cuando se genera la factura debe quedar registrada en el sistema. Esto evitará pérdida de documentos, ya que se estará obligado a registrarlo una vez que se emita. Además, para lograrlo no será necesario que el personal tenga mayores conocimientos contables, ya que existen softwares en los que sencillamente lo que hay es que cargar la información requerida y listo.

2. Simplifica las cadenas

En la medida de lo posible, trata de que el mismo empleado que genera la factura o documento sea el que lo ingrese en el sistema. Así, habrá menos eslabones en la cadena de comunicación hasta que los documentos lleguen al área contable de la empresa.

3. Aprovecha al máximo los registros

Que los procesos de la empresa queden debidamente registrados es vital para su adecuado funcionamiento. En general, se puede hacer una norma que todos los procesos que realiza la empresa para funcionar se registren. Esto permitirá que puedas indagar posibles fallas e identificar los problemas más rápido.

4. Aprovecha la información actualizada

Con el uso del sistema informático para los procesos de la empresa, toda la información estará actualizada. Esto permitirá saber al instante si todo está funcionando bien. Caso de que exista algún problema, se podrá seguir al detalle todo el proceso e identificar de inmediato en qué parte del proceso está la falla.

Ejercer el control

Conocer los procesos de la empresa a fondo es fundamental para poder ejercer un verdadero control. Aunque siempre habrá procesos que delegar, ya que obviamente una sola persona no podrá hacerlo todo, es necesario conocer el proceso para a su vez, identificar las posibles fallas que se pudiesen presentar.

Hay diferentes estrategias que la gerencia puede usar para familiarizarse con las diferentes áreas de la empresa. Una de las más simples podría ser estudiar su organigrama: un organigrama bien hecho puede arrojar luces sobre todo el funcionamiento de la empresa.

Ahora bien, una vez que se conocen los procesos internos, y a su vez, estos están delegados en sus respectivos departamentos, es tarea del gerente realizar una suerte de engranaje para que, tal si fuera una pieza de relojería bien aceitada, esta funcione a la perfección.

Área contable

¿Qué pasa en el área contable? Pues nada más y nada menos que se concentra la información que viene de las diferentes áreas de la empresa. Esta información puede venir en físico, que sería en forma de soportes contables, dependiendo de la índole de la empresa, o a través del sistema.

En este último caso, cada área de la empresa ingresa su información a través del sistema con el cual se trabaja y el área contable será la encargada de analizar la información. Entonces, ¿qué pasaría en el caso de que parte de la información, por una u otra razón, no llegara correctamente a su destino? Sencillamente que la parte contable será incapaz de emitir un análisis financiero correcto de la empresa.

Podemos usar una analogía para explicar mejor lo que está pasando: tienes en tus manos las piezas de un rompecabezas y necesitas armarlo, pero te faltan partes. Te pones a la obra: pieza a pieza, las vas colocando en su lugar, hasta ubicarlas a todas. El rompecabezas resultará en algo incompleto.

Exactamente así pasará en una empresa si todas la piezas no llegan al departamento contable. Entonces, es obligación de la gerencia que todas las “piezas” lleguen correctamente a su destinatario, en este caso, el área contable, para poder entregar finalmente la información financiera correcta.

No es un secreto que los consultores, y especialmente los consultores contables, pueden jugar un papel fundamental en el éxito o el fracaso de una empresa. Una breve búsqueda de aliado contable arrojará que existen opciones para todos los presupuestos y gustos.

Sin embargo, antes de decidirse a la contratación de los servicios de outsourcing contables, es preciso definir el tipo de empresa que se tiene y qué tipo de servicios externos se requieren. También hay que determinar los reportes que necesito del servicio que voy a contratar y cuántos servicios necesitaré dejar en manos de terceros.

Estos son los consejos que le podemos ofrecer para hacer la mejor elección de un aliado contable, tomando en consideración que la idea es fortalecer sin errores el aspecto contable de su empresa.

1. Muestre la realidad

Es importante que muestre la situación real de su empresa y que ambas partes sean conscientes de sus fortalezas y debilidades. Ideal tener un acta de esta situación inicial.

2. Asegúrese de tener suficiente personal

Una vez que ha decidido tercerizar en parte la empresa, asegúrese de tener el personal suficiente para las labores que aún quedarán de su parte.

3. Puntualice las labores

Es necesario que se separen claramente las labores que se realizarán en la empresa y las que realizará el aliado contable, definiendo sus necesidades y puntualizándolas muy bien.

4. Pida información

Cuando se decida por una firma contable, es totalmente pertinente solicitar la información de los profesionales a cargo. Recuerde que pondrá en sus manos información vital de su empresa.

5. Asegúrese sobre el manejo técnico

Si su empresa posee un software propio, es necesario que se asegure que los profesionales que contratará sepan manejarlo.

6. Pida sus registros mes a mes

En caso que no tenga un software propio, sino que usará el de la firma contratada, debe asegurarse que le entreguen mensualmente los registros. Esto le servirá de registro y, en caso que la relación termine, tendrá sus archivos completos.

7. Asegúrese de recibir toda la información

Es fundamental que el aliado contable le entregue un control de los reportes, declaraciones de impuestos, visitas y otros. Ideal si cuenta con un CRM o project management que le permita tener el control y supervisión de las acciones o entregables ejecutados.

8. Verifique que todo esté al día

Es importante verificar, una vez iniciada la relación, que el trabajo no esté atrasado y que las obligaciones contratadas se encuentren al día según el cronograma establecido. Puede solicitar envío de comporbantes que certifiquen que se encuentra al día.

9. Infórmese sobre los contadores

Independiente a conocer la hoja de vida de los profesionales a cargo de su cuenta, existe otra alternativa para bucar información sobre los antecedentes de los contadores como la Junta Central de Contadores.

10. Verifique la experiencia

Verificar la experiencia de la firma de outsourcing contable ante terceros o clientes actuales es importante. También es posible solicitar una póliza de cumplimiento y responsabilidad civil.

En general, se puede afirmar que una buena parte de las debilidades tributarias de una empresa dependen de la falta de información que esta pueda tener de los impuestos que debe declarar.

Cada empresa que realice ejercicios económicos a su vez generará impuestos. De hecho, el sistema tributario o impositivo es uno de los pilares fundamentales de cada gobierno; un completo conocimiento en materia impositiva es fundamental para que una empresa pueda evitar problemas tributarios.

No todas las empresas tienen los mismos impuestos, sino que, por el contrario, dependiendo del tipo de actividad a la que se dedique la empresa, los impuestos variarán y podrían (o no) ser más favorables. Los impuestos más básicos son el IVA (Impuesto al Valor Agregado), Renta, Cree (Impuesto sobre la renta para la equidad), ICA (Impuesto de Industria y Comercio) y otros.

Qué considerar para mitigar las debilidades tributarias

1. Tributos obligatorios

Es necesario saber cuáles son los tributos obligatorios. Este punto aparentemente tan básico es el que nos indicará el panorama de la empresa en cuanto a la distribución del dinero que se deberá destinar al fisco. La identificación debe hacerse por cada tipo de producto o servicio, ya que cada uno podrá gravar diferentes tributos.

2. Segregar los productos/servicios por impuesto gravado

Ya hemos identificado los tributos y pasamos al siguiente paso. Una vez que hemos identificado qué tributo pagará cada producto o servicio, se segregarán cada uno de ellos de acuerdo precisamente al tipo de tributación. Por ejemplo, si tenemos productos o servicios que pagan Iva o no, y diferenciarlos de acuerdo con ello.

3. Qué retenciones se deben realizar

Luego de tener identificadas y segregadas las líneas de productos y servicios respecto al tributo, hay que determinar las compras que se deben realizar y qué tipo de retenciones se harán, de acuerdo con el tipo de proveedor.

4. ¿Aplica el IVA y/o el ICA?

El siguiente paso es respecto a la venta de los productos y servicios. Aquí se deberá calcular el IVA, si es que aplica, y generalmente también se deberá calcular el ICA, que es generalmente por los ingresos que pudieran tener las empresas.

5. La utilidad

Una vez que ya se sabe a la perfección todos los impuestos y retenciones que aplican en cada línea de producto o servicio, se debe determinar la utilidad financiera. Para ello se suman las entradas y se restan las salidas, realizando un pequeño flujo de caja que será el que defina el dinero que se debe pagar en impuestos mes a mes.

5 PASOS PARA SALIR VIVO DE UNA VISITA DE LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

Dentro de algunos miedos que nos albergan a los contadores, y sobre todo los que de alguna manera llevamos algún tipo de «independencia laboral», son las famosa, monstruosas y espeluznantes visitas de la Junta Central de Contadores.

Para los que son nuevos en esto de la contabilidad, la Junta Central de Contadores es nada mas ni nada menos que la entidad; (no se si es privada o del gobierno, eso es un misterio); que regula a los profesionales contables en colombia, es decir, la que decide quien es contador y quien no.

Como ya estarás intuyendo, la JCC (por sus siglas en español), así como nos da la tarjeta profesional, también tiene la facultad de quitarnosla; obvio para eso debe haber un proceso disciplinario y de investigación, pero llegado el caso puede hacerlo.

Ahora, tiene que ser uno muy descuidado para que en las visitas de la Junta central de contadores te quiten la tarjeta profesional, pero si es valido y cierto que las actas de las visitas se archivan en tu expediente así que es mejor salir con buena nota ya que esto lo tendrán en cuenta cuando te encuentres en un problema disciplinario.

PASO #1 Ten Actualizados tus Datos

Generalmente las citaciones de las visitas de la Junta central de contadores llegan a tus oficinas o donde tu dices que son tus oficinas (hay mucho contadores que trabajan desde la casa), así que la dirección que tengas registrada en la pagina web de la JCC es donde te va a llegar la notificación.

Que tu no la recibas no te exime de la visita y es mejor tener una mala visita a no tenerla o mucho peor, que lleguen y digan que no vives ahí o que en ese lugar no hay ninguna empresa de contabilidad…uff grave.

Recuerda que estas obligado por ley a tener tu información actualizada una vez al año, así que juiciosos debemos ingresar todos los eneros y así no cambiemos ningún dato, debemos correr el proceso de actualización.

PASO #2 Toma el Toro por lo Cachos. Agenda tu la visita!

Personalmente, yo soy una de las personas que detesta esperar, y en la citación de las visitas de la Junta central de contadores  no dice la hora de llegada, es decir que puedes quedarte todo el dia esperando. (TIP: Generalmente llegan en la mañana…Generalmente).

Tu tienes una información muy valiosa  a tu favor y es que te dan lo nombres de quien van a asistir a la visita en la citación, por lo que puedes llamar a la JCC y preguntar por lo revisores y pedirles que te visiten en la mañana o en la tarde. En algunos casos hasta aplazan las citas y te visitan al dia siguiente.

Esto te da un poco mas de tiempo para organizar la información que posiblemente te pueden estar pidiendo.

PASO #3 Prepárate con 3 o dos días antes

Hay algo que quiero aclarar o confesar y es que en las visitas de la Junta central de contadores, en algo depende el tipo de revisor que te toque;  de todo hay en la viña del señor, así que, como puedes dar con un tipazo, puedes dar con una cuchillita.  Pero igual eso no es para asustarse, si tenemos todo al dia, nada pueden decir.

Ahora, estos documentos son lo que piden en una visita normal, si es visita para temas disciplinarios, ya es algo mas concreto que se sale del tema de este blog.

DOCUMENTOS PARA ALISTAR en las visitas de la Junta central de contadores

1. Algo que siempre piden son el libro de actas de asamblea o de junta de socio, junto con el libro de accionistas para las empresas por acciones, así que es lo primero que vamos a verificar que lo tengamos al día. En este libro verifican que todos sean contadores o se cumpla con el 80% de persona como contadores.
2. Seguido a eso revisan que tengas código de ética redactado y optimizado según tu firma. (recuerda que firma es uno o mas contadores).  Ademas del documento es importantísimo que tengas claros los conceptos de ética (Principios éticos, salvaguardas, riesgos de quebrar lo principios, entre otros) por lo que no sobra pegarle una revisadita a el Manual de código de ética de IESBA (International Ethics Standard Board for Accountants). Si estas registrado en el IFAC  Puedes descargarlo acá.
3. También ten listo tu manual de calidad que nos exigen para poder tener una firma, el cual es bastante riguroso donde debes pensar en todos lo procesos de la firma, desde la aceptación de un cliente hasta la contratación de personal. Este manual de calidad pasa desde el proceso de facturación hasta como revisas los entregables de un cliente, lo cual debe garantizar que tiene niveles de revisión suficientes para entregar servicios de calidad.
4. No sobra, aunque aveces se puede caer de su propio peso, pero que no te pase lo de «en casa de herrero, azadón de palo». Puede pasar que te pidan estados financieros firmados y con implementación en normas internacionales de contabilidad, con las políticas redactadas, así que tenlos a la mano. Increíblemente, muchos contadores se corchan porque ni siquiera tiene contabilidad. Es en serio.

PASO #4 Se Amable en todo momento

Por ninguna razón, motivo o circunstancia te pongas a la defensiva en las visitas de la Junta central de contadores y mucho menos discutas con ellos. Parte del éxito de la auditoria es tu actitud con que la afrontas.

Existen mucho profesionales que se ponen a discutir razones con los revisores e inclusive pelean y discuten hasta que logran molestar al auditor.

Si llegamos a este punto la visita se salio completamente de control asi que seamos amables asi tu tengas la razón y no te la den. Recuerda que el objetivo no es tener la razón si no salir bien librado de la auditoria.

Hay muchos puntos que son negociables e igual al final tu puedes dejar tus observaciones en el acta como precedente de las diferencias de criterio, así que todo el tiempo tranquil@.

PASO #5 Acata observaciones, corrige y documenta lo faltante como si te fueran a hacer de nuevo la visita.

Puede que nos haya ido excelente en nuestra auditoria y no tengamos mas que dos o tres observaciones, pero es importantes resolverlas cuanto antes, no por lo que nos puedan decir, sino que es nuestra documentación, es nuestra casa, es nuestra firma y queremos que este siempre en orden y lo mejor posible, por lo que luego de una vista, tomate el tiempo de ajustar tu documentación para tenerla siempre al dia.

Si te fue mal en la auditoria o piensa que puede irte mal porque no sabes por donde arrancar, hay una buena noticia para ti y es que si no tienes el tiempo para desarrollar toda esta documentación, en BORNER, dentro de poco, lanzaremos una metodología completa para que implementes en la firma la cual incluye formatos, check lists, herramientas de administración de proyectos y toda la documentación necesaria para salir bien librado de estas visitas de cumplimiento de la JCC en cuanto a documentación. Ya pronto la tendremos.

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